در جلسه کمیته ثبت نام و اعزام اربعین در ابتدا مهندس اوحدی رئیس سازمان حج و زیارت ضمن اشاره به سفر هیئتی عراقی به ایران در آینده نزدیک با هدف بررسی مسائل زائران اربعین و برگزاری جلساتی با مسئولین سفارت عراق در تهران، گفت:  در ایام اربعین جمعیتی حدود دو میلیون زائر در مدت زمان حدود 20 روز مرزهای کشور را به سمت عراق ترک می کنند و همین تعداد زائر می خواهند در مدت زمان حدود 3 روز به کشور بازگردند که این اتفاق مشکلاتی را به همراه دارد که با توجه امکانات سامانه سماح و توسعه این سامانه در سال جدید تلاش می شود تا بخش قابل توجهی از مسائل مدیریت شود.

رئیس سازمان حج به اهمیت موضوع روند صدور ویزای زائران اربعین اشاره کرد و گفت: در نشست با سفیر عراق در تهران نیز بر اهمیت این مسئله تأکید شده است بدلیل اینکه گلوگاه اصلی ما مسئله ویزای زائران است.

وی در ادامه با بیان اهمیت موضوع اطلاع رسانی در عملیات اعزام زائران اربعین، اظهار داشت: اطلاع رسانی قبل ، حین و بعد از عملیات از اهمیت ویژه ای برخوردار است و از بروز بسیاری از مشکلات پیشگیری می کند که راه اندازی رادیو اربعین در سال گذشته اقدامی کارآمد در این راستا بود.

رئیس سازمان حج و زیارت همچنین بر اهمیت تصمیم گیری برای موضوع بیمه زائران اربعین تأکید کرد.

در ادامه این جلسه حمید محمدی معاون امور حج و زیارت سازمان حج به برنامه زمان بندی کمیته ثبت نام و اعزام اربعین برای پذیرش زائران اشاره کرد و گفت: در این برنامه زمان بندی زمان ثبت نام زائران در سماح نیمه مرداد و شروع صدور ویزا اول شهریور ماه مشخص شده است که این اقدام نیازمند توافق بر سر موضوع صدور ویزا است.

 در ادامه محسن نظافتی مدیرکل عتبات سازمان حج و زیارت در خصوص توسعه سامانه سماح توضیح داد: امسال در سامانه سماح فقط بحث مدیریت اطلاعات مطرح نیست بلکه 16 توانمندی جدی از جمله اطلاعات ناوگان عمومی، مواکب، منابع انسانی و داوطلب، اشیاء و افراد گمشده و پیدا شده، اخبار و اطلاعیه ها، مدارک مفقودی، محل های اقامت و اسکان، آمبولانس ها، تجهیزات خدمات رسانی و مراکز درمانی و ... در این سامانه لحاظ شده است.

وی در سخنانش در خصوص روند صدور ویزای زائران گفت: در این خصوص بایستی هزینه صدور ویزا، چگونگی صدور ویزای انفرادی و گروهی ، ایجاد دفاتر موقت کنسولگری ها برای تسهیل و تسریع در روند صدور ویزا، میزان اعتبار زمانی ویزا و ... مشخص گردد.

مدیرکل عتبات سازمان حج و زیارت در سخنانش بیمه زائران اربعین نیز بیان کرد: با توجه به اینکه اطلاع رسانی در خصوص پذیرش زائران اربعین از اول مرداد ماه آغاز می شود، تا آن زمان بایستی شرایط بیمه زائران نیز معلوم گردد.

دکتر مجید آقابابایی دبیر ستاد مرکزی اربعین نیز که در این جلسه حضور داشت، بر اهمیت موضوع ویزای زائران تأکید کرد و در ادامه گفت: در نهایت با توسعه سامانه سماح بایستی این سامانه به سامانه ملی تبدیل گردد این سامانه محدودیتی ایجاد نمی کند بلکه ابزاری برای تعریف اطلاعات افراد است.

وی در سخنانش به بررسی امکان بهره مندی از ظرفیت زائرانی که دارای توانمندی های ویژه از جمله در امور درمانی و امدادی هستند، اشاره کرد همچنین بر اهمیت موضوع منطقه بندی برای استقرار دفاتر موقت کنسولگری و منطقه بندی برای اعزام زائران تأکید کرد.

حجت الاسلام و المسلمین دکتر احمدی مسئول کمیته فرهنگی و آموزشی اربعین نیز دراین جلسه به ایجاد امکانی در سامانه سماح برای ثبت اطلاعات فعالان فرهنگی مراسم اربعین شامل هنرمندان،  مبلغان، سخنرانان و مداحان و .... تأکید کرد.

محمدتقی قادری مدیرکل دفتر بودجه، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان حج نیز به توضیحاتی در خصوص سامانه سماح پرداخت و گفت: این سامانه در مدیریت اطلاعات در بخش ثبت نام و اعزام زائران کمک شایانی می کند البته ما پیشنهاد دادیم که دستگاه های دیگر نیز بر اساس نیاز خود از اطلاعات درج شده در این سامانه بهره گیری نمایند که دسترسی لازم نیز برای هرکدام ایجاد می گردد.