مقدمه :
سازمان حج و زيارت در راستای ايجاد رفاه و سهولت بيشتر براي متقاضیان سفر حج تمتع سعی نموده از مرحله پیش ثبت نام و ودیعه گذاری تا مرحله اعزام عملیات مکانیزه انجام گردد و کمترین رفت و آمد زائر به دفاتر سازمان انجام پذیرد
1. فرآیند پیش ثبت نام و ودیعه گذاری:
ودیعه گذاری در حج تمتع از طریق بانک ملی انجام میگردد و نوبت بندی براساس تاریخ ودیعه گذاری میباشد که فرد با مراجعه به نزدیکترین شعبه بانک انجام میدهد. (فعلا با توجه به حجم یک میلیون نفر در صف ، ودیعه گذاری متوقف میباشد
2. اطلاع رسانی جهت رزرو و انتخاب کاروان حج تمتع
- صدور اطلاعیه سازمان مبنی بر شرایط و اولویت اعزام بر اساس تاریخ ودیعه گذاری حج تمتع
- ارسال نامه به دفاتر استان به منظور اطلاع رسانی های مقتضی در سطح استان
- مصاحبه های رادیو و تلویزیونی و مطبوعات
- اعلام در سایت سازمان www.haj.ir و www.haj.ir
- اعلام در سایت های استانیhttps://Azsharghi.haj.ir
3. رزرو و ثبت نام در کاروان جهت تشرف به حج تمتع
- زائر از دو طریق میتواند رزرو و کاروان خود را انتخاب کند
-طریق اول از منزل و از سایت سامانه رزرو حج تمتع https://reserve.haj.ir (پیوست 1) و طریق دوم مراجعه به دفاتر کاروان های حج و از طریق https://hajkarevan.haj.ir (پیوست 2)
- مراجعه به کاروان با مدارک اعلام شده جهت قطعی کردن ثبت نام کاروان
- دریافت فیش پرداخت اعزام
-معاینه زائر
-بیمه کردن زائر
-ارائه کلاس های آموزشی توسط کاروان
-صدور کارت زائر
4. اعزام :
- دریافت ویزا توسط سازمان حج و زیارت
- صدور مجوز بلیط برای زائرین کاروان
- اعزام و ثبت صورجلسه اعزام(پرواز)
5. خدمات ایام سفر :
- - تغذیه متمرکز
- تدارکات متمرکز
- حمل و نقل درون شهری
- حمل و نقل برون شهری
- حمل و نقل ایام تشریق
- خدمات درمانی
- خدمات بیمه ای.
6. انصراف پس از ثبت نام قطعی
- اگر زائری پس از پرداخت پول به هر دلیل تصمیم به انصراف گرفت ، با مراجعه به کاروان و یا استان فرم انصراف از سفر ، از کاروان انصراف داده میشود و سند آن پایدار میگردد . این بدین معنی است که اصل مبلغ سند بلوکه میگردد و مابقی مبلغ پرداختی زائر عودت داده میشود
- ثبت انصراف توسط کارگزار (تا قبل از ارسال به روادید) یا استان (یعداز ارسال به روادید) و پایدار کردن اتومات سند - تحویل رسید جهت مراجعه به بانک و دریافت سند.
پیوست 1 )
روش اول : اینترنتی در روش اول همانطور که مشاهده میفرمایید زائر با مراجعه به صفحه بالا میتواند از امکانات این صفحه استفاده کند توضیح در خصوص روش اول زائر میتواند به ادرس اینترنتی : https://reserve.haj.ir مراجعه بنماید
مثال : در منوی مشاهده ظرفیت کاروانها زائر میتواند با کلیک بر روی این منو و انتخاب استان محل سکونت کلیه کاروانهایی که درآن استان یا شهر و دارای ظرفیت میباشند را بهمراه آدرس دفاتر زیارتی مشاهده نماید مانند صفحه زیر:
با توجه به اطلاعاتی که در این صفحه مشاهده مینمایید زائر میتواند با توجه به اطلاعات ارائه شده در این صفحه از قبیل آدرس و مبلغ هزینه سفر کاروان وتعداد جای خالی موجود حاضر در کاروان مورد نظر را مشاهده نماید
منوی رزرو :
همانطور که در تصویر زیر مشاهده مینمائید در این صفحه زائر میتواند از دو طریق جستجوی سریع و پیشرفته با وارد نمودن اطلاعات خواسته شده اقدام نماید
الف ) جستجوی سریع
در این قسمت اطلاعات ذیل نیاز میباشد :
- شماره ودیعه یا دعوتنامه ( شماه سند یا شماره زائری)
- کد شعبه ( که در سند حج تمتع درج کردیده)
- کد ملی زائر
- تلفن زائر
را که تمامی اطلاعات آن در ظهر سند درج گردیده اند وارد نموده و و با کلیک بر روی کلید بررسی وضعیت اسم خویش را بازیابی می نماید.
نکته مهم : در هنگام درج شماره سند ممکن است به سندی بر خورد کنیم که فاقد شماره سند باشد و دارای شماره زائری باشد که در آن هنگام میتوانند از شماره زائری یا ( شماره گواهی ودیعه ) استفاده نمایند. اما اگر دارای هر دو شماره بود برای ثبت در فرم صفحه بالا اولویت با شماره سند میباشد .
قابل توجه همکاران عزیز CallCenter چنانچه به مواردی برخورد کردید که علی رغم ورود صحیح اطلاعات در فرم نام فرد متقاضی بازیابی نگردیده میتوانید با مراجعه به آدرس : http://192.168.17.5 در سیستم های سازمان در منوی گزارشات حج تمتع زیر منوی/: جستجو در ثبت نامی بانک نسبت به پیدا نمودن اسم فرد مورد نظر اقدام نمایید و اطلاعات صحیح ثبت نامی افرادیکه در بانک ثبت نام نموده اند را مشاهده و با ثبت اطلاعات موجود در صفحه اینترنتی نسبت به رزرو آن اقدام نمایند.
ب) جستجوي پيشرفته:
براي آندسته از زائريني كه فاقد كد ملي ثبت شده در اسناد حج تمتع ميباشند، (در اطلاعات بانک ثبت نام شده)
لذا ميبايست اين قسمت را انتخاب نمايند و با استفاده از قسمتي از نام و نام خانوادگي و شماره شناسنامه و درج صحيح كد ملي اقدام به جستجو نمايند.
نکته: سعي نمائيد از حروف ک و ي در بخش نام و نام خانوادگي استفاده ننمائيد و قبل يا بعد از اين حروف را تايپ نمائيد.
براي مثال اگر نام خانوادگي فردي "كياسري" باشد، ميبايست در بخش نام خانوادگي بخشي از آن كه فاقد كلمه "ک" و "ي" ميباشد (اسر) را تايپ نمائيد. و همچنين در بخش نام و يا نام خانوادگي لازم نيست تمام كلمه را تايپ نمائيد، بلکه تايپ يک ياچند حرف براي جستجو كافي است. فرضا نام "عباس" را بصورت "ع" يا "عب " ميتوانيد درج نمائيد.
در نهايت با توجه به تکميل فهرست مورد نظر، براي ثبت نام، گزينه "انتخاب كاروان" را انتخاب نموده و كاروان مورد نظر را تائيد نمائيد.
- دراین هنگام سیستم بعد از سوال نسبت به انتخاب مناسب زائر برای تائید و یا کنسل نمودن رزرو در کاروان در خواست شده اقدام به ثبت رزرو در کاروان می نماید مانند صفحه پائین:
همانطور که در صفحه بالا مشاهده میفرمائید سیستم در مقابل نام شخص قابلیت چاپ از رزرو انجام شده میباشد
که با کلیک بر روی ان فرمی صادر خواهد شد که در آن نام زائر و و شماره کاروان بهمراه آدرس و شماره تلفن آن صادر خواهد شد تا زائر بتواند به کاروان برای تحویل مدارک اقدام نماید .
پیوست 2 : ثبت نام از طریق مراجعه حضوری به کارگزاری های سازمان یا کاروانها
با توجه به خطاهای انسانی صورت گرفته در زمان ودیعه کذاری در برخی از شعب بانک . این قبیل افراد چون نامشان قابل بازیابی در سیستم رزوراسیون حج نیست لذا ناگزیر به ثبت نام مستقیم در کاروان میباشند.
و همچنین افرادی که فاقد اینترنت هستند نیز الزاما به دفاتر کاروان مراجعه خواهند نمود.
لذا به اختصار توجه شما را به پاره ای موضوعات که میتوانند مانع از رزرو مستقیم از منزل بشوند و همچنین کارگزران یا کاروانهای حج با آن به مشکل برخواهند خورد را جلب میکنیم تا هرگونه شبه ای در این زمینه برطرف گردد . لذا ناگزیزم به بیان تاریخچه ثبت نام در بانک رجوع کنیم
در سال های 1363 اولین سری ثبت نام بصورت مکانیزه توسط بانک ملی با همکاری شرکت داده پردازی صورت پذیرفت که اطلاعات زائرین ابتدا بصورت دستی وسپس توسط شرکت خدمات انفورماتیک داده داده پردازی (ای بی ام ) بصورت دیتا و پرینت در دفاتر ثبت و به سازمان حج تحویل گردید که تا قبل از سال 70 که سازمان به ساز وکار سیستمی مجهز نشده بود اولویت اعزام آن وصحت اسناد زائرین از طرق این دفتر برای اعزام مورد تائید قرار می گرفت بعد از سال 70 و رایانه ای شدن تدریجی سازمان و پیرو آن ثبت نام دوباره در سال 1377 مجددا ثبت نام زائرین با دریافت مبلغ 800 هزار تومانی از زائرین صورت پذیرفت که ازسال 78 متاسفانه سازمان مبلغ ثبت نام را به یک میلیون تومان تغییر داد . لذا درسالهای بعد سازمان با هماهنگی بانک ملی برای تشرف افراد 800 هزار تومانی شرط پایداری را برای این دسته از زائرین قرار داد یعنی زائر موقع اعزام و قبل از آن در کاروان تا هم اکنون بایستی ابتدا به بانک ملی مراجعه و سند 800 هزار تومانی خود را به یک میلیون تومانی تغییر دهد . وبعد از دریافت سند جدید یک میلیون تومانی میتواند اقدام به ثبت نام در کاروان نمایند .
حال بواسطه تبدیل اسناد قدیم به سند جدید یک میلیون تومانی ممکن است اشتباهاتی چه از سوی شعبه ثبت نام یا پایدار کننده سند پیش بیاید که در هرصورت کاروان میتواند هرگونه سند عم از مغایرت در تاریخ سند یا شماره سند یا تاریخ تولد و یا سایر اشتباهات را در سیستم کاروان مستقیما بصورت صحیح وارد نموده و موقع ثبت اطلاعات صحیح در سیستم حج کاروان از کاربر سوال میشود که آیا از صحت اطلاعات مطمئن هستند یا خیر که در صورت تائید کاروان هنگام ثبت رکوردی بصورت الکترونیکی برای ستاد حج بانک ملی واقع در شرکت سداد بانک ارسال میشود و انفورماتیک بانک اشتباه را بررسی و نسبت به رفع آن اقدام مینماید.
ب - روند فرایند ثبت نام در کاروان و ارسال ان اطلاعات ان به استان
در ادامه فرایند ثبت نام در کاروان کاروان موظف به پر نمودن اطلاعات خواسته شده طبق فرمهای تعبیه شده در وب سایت میباشد.
که دارای روند های ذیل مبیاشد :
1- کاروان یا زائر را از لیست رزرو دریافت و ثبت نام قطعی مینماید و یا بصورت مستقیم در کاروان ثبت نموده
2- بعد از ثبت نام در کاروان بایستی فیش مبلغ هزینه سفر کاروان توسط کاروان صادر شوند .
3- اطلاعات تکمیلی ،کذرنامه و فرهنگی و محرم زائر وسایر موارد را وارد نمایند.
4- بعد از واریز فیش و ارسال تائیدیه ان از سوی بانک بایستی نسبت به صدور فیش قربانی برای زائر اقدام نمایند .
5- بعد از باید معرفی نامه جهت پزشک کاروان صادر شود تا زائرین محترم مشکلی در هنگام سفر نداشته باشند.
6- اطلاعات کلیه زائرین بعد از تکمیل بایستی برای ادامه روند تا اخذ روادید به استان ارسال شود.