این جلسه با حضور آقای روحی – مدیر حج و زیارت استان، همکاران، کارگزاران زیارتی در محل دفتر حج و زیارت استان جهت پیگیری و هماهنگی اربعین 95 برگزار گردید.

مدیر حج و زیارت استان در خصوص محل استقرار کنسولگری عراق در تبریز گفتند که محل مناسبی برای کنسولگری در نظر گرفته شود تا روند صدور روادید زائرین تسهیل گردد.

ایشان در ادامه ضمن اشاره به اجباری بودن بیمه زائرین اربعین تاکید کردند که تمامی مشتاقان حضور در پیاده روی اربعین با گذرنامه معتبر حتما در سامانه سماح ثبت نام نمایند.

آقای روحی در ادامه گفتند : امسال کلیه هزینه ها بصورت سیستمی و از طریق درگاه بانکی در سامانه سماح قابل پرداخت خواهد بود و حق الزحمه ای به صورت دستی دریافت نخواهد شد.

ایشان در ادامه ضمن اشاره به اینکه مرز خروجی برای زائرین استان آذربایجان شرقی، مرز مهران تعیین گردیده است، اعلام داشتند از طریق صداوسیما و ائمه جماعات محترم شهرستانهای استان در خصوص ثبت نام اربعین و هفته حج اطلاع رسانی ها لازم صورت خواهد پذیرد.

در ادامه جلسه نکاتی مهم در خصوص ثبت نام پیاده روی اربعین در سامانه سماح بشرح ذیل ارائه گردید:

1- زائرین نیازی به تهیه دلار از بازار آزاد نخواهند داشت و پرداخت هزینه روادید صرفاً به صورت ریال ایرانی و از طریق درگاه اینترنتی می باشد.
2- امکان تشرف به اربعین صرفاً از طریق دریافت روادید از سامانه سماح امکان پذیر باشد.
3- پوشش بیمه ای برای کلیه ثبت نام کنندگان در سامانه سماح اجباری می باشد.
4- کلیه زائرین علیرغم دریافت کلیه خدمات بیمه ای همانند زائران کاروانی (به جز بیمه بار) هزینه بیمه به مراتب کمتری را پرداخت خواهند نمود.
5-  زائرینی که در سامانه سماح ثبت نام نمایند تحت پوشش خدمات درمانی هلال احمر در داخل و خارج از کشور خواهند بود.
6-  توصیه می شود زائرین محترم اکثراً به صورت گروهی (گروه های بیشتر از 5 نفر) ثبت نام نمایند.
7-  پرداخت مجموع هزینه های سفر گروه اعم از هزینه روادید، بیمه، هلال احمر و حق‌الزحمه ها از طریق یک کارت بانکی انجام می پذیرد.
8-  در صورت انصراف هر یک از اعضاء گروه مبلغ هزینه وی پس از کسر خسارت های مربوطه به حساب فرد واریز کننده عودت داده خواهد شد.
9-  اولویت اعزام زائران براساس تقدم زمانی در ثبت نام ایشان مشخص می شود.
10- گذرنامه متقاضیان زیارت اربعین می بایست دارای حداقل 6 ماه اعتبار از تاریخ خروج از مرز باشد.
11- تأیید ثبت نام مقدماتی متقاضیان در سامانه سماح منوط به دریافت کدرهگیری از سامانه می باشد.
12- پس از مشخص شدن هزینه های مربوطه، بوسیله پیامک به کلیه سرگروه ها اعلام خواهد شد تا با مراجعه به سامانه نسبت به پرداخت هزینه‌های گروه خود اقدام نمایند.